De algemene vergadering van uw VME: zo werkt het

Bent u eigenaar van een appartement? Dan bent u automatisch lid van de algemene vergadering (AV) van uw vereniging van mede-eigenaars (VME). Daar wordt beslist over de werken, het budget, de syndicus en de regels van het gebouw. Wie weet hoe de AV werkt, kan beter meebeslissen en vermijdt beslissingen die later aangevochten kunnen worden.

De regels in dit artikel komen uit het Burgerlijk Wetboek (art. 3.84 en volgende).

• De syndicus houdt minstens één keer per jaar een gewone algemene vergadering.
• De oproeping moet u minstens 15 dagen vóór de vergadering bereiken, behalve in spoedeisende gevallen.
• Mede-eigenaars met samen minstens 1/5 van de aandelen kunnen een AV vragen.
• Afhankelijk van de beslissing is een volstrekte meerderheid, 2/3, 4/5 of eenparigheid nodig.
• U kunt een volmacht geven, maar niet aan de syndicus.
• Binnen 30 dagen moeten de notulen in het register staan en verspreid zijn.

De jaarlijkse algemene vergadering

De syndicus houdt elk jaar een gewone algemene vergadering, binnen de periode van 15 dagen die in het reglement van interne orde staat (art. 3.87 §2 en art. 3.85 §3 BW). Moet er dringend een beslissing genomen worden in het belang van de mede-eigendom, dan roept de syndicus ook buiten die periode een algemene vergadering bijeen (vaak ‘bijzondere’ of ‘buitengewone’ AV genoemd).

Het recht van 1/5 van de aandelen

Mede-eigenaars met samen minstens 1/5 van de aandelen kunnen per aangetekende zending een AV vragen. De syndicus moet dan binnen 30 dagen de oproeping versturen. Doet hij dat niet, dan mag een van de mede-ondertekenaars de AV zelf bijeenroepen (art. 3.87 §2).

De oproeping

• Inhoud: de plaats, de dag, het uur en de agenda, en hoe u de documenten kunt inkijken (art. 3.87 §3).
• Verzending: per aangetekende zending, of via een ander middel, zoals e-mail, als u daar uitdrukkelijk en schriftelijk mee instemde.
• Timing: de oproeping wordt minstens 15 dagen vóór de vergadering ter kennis gebracht, behalve in spoedeisende gevallen (art. 3.87 §3).

Punten op de agenda zetten

Elke mede-eigenaar (en de raad van mede-eigendom, als die er is) kan altijd punten voor de agenda doorgeven. Voor de gewone AV moet uw schriftelijk voorstel minstens 3 weken vóór de eerste dag van de periode van 15 dagen bij de syndicus zijn. Komt het later, dan schuift het door naar de volgende AV (art. 3.87 §3 en §4).

Quorum en tweede vergadering

De AV mag beslissen als bij het begin van de vergadering meer dan de helft van de eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij samen minstens de helft van de aandelen hebben. Dat mag ook als de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen meer dan 3/4 van de aandelen hebben. Wordt geen van beide gehaald, dan volgt minstens 15 dagen later een tweede AV, die geldig beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezigen. De vereiste meerderheden blijven wel gelden (art. 3.87 §5 en §8, art. 3.88).

Stemmen

• Stemgewicht: u hebt zoveel stemmen als u aandelen hebt in de gemene delen.
• Plafond: niemand mag, ook niet met volmachten, meer stemmen uitbrengen dan alle andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen.
• Belangenconflict: wie voor de VME werkt, stemt niet mee over zijn eigen opdracht.
• Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen: die tellen niet mee bij de berekening van de meerderheid (art. 3.87 §6 tot §9).

Meerderheden

• Volstrekte meerderheid: werken die de wet oplegt, bewarende werken en daden van voorlopig beheer.
• 2/3: andere werken aan de gemene delen, statutenwijzigingen die alleen het genot, het gebruik of het beheer van de gemene delen betreffen, en het bedrag vanaf wanneer meerdere offertes verplicht zijn.
• 4/5: andere statutenwijzigingen (onder meer de verdeling van de lasten), een wijziging van de bestemming van het gebouw, daden van beschikking over gemene onroerende goederen (zoals een verkoop), het splitsen of samenvoegen van kavels, de heropbouw of het herstel na gedeeltelijke vernietiging, het verwerven van nieuwe onroerende goederen voor de VME, het oprichten van deelverenigingen, en volledige afbraak en heropbouw om redenen van hygiëne of veiligheid, of omdat de aanpassing aan de wettelijke bepalingen buitensporig duur zou zijn. Ook de beslissing om geen reservekapitaal aan te leggen.
• Eenparigheid: in principe elke wijziging van de verdeling van de aandelen, en volledige afbraak en heropbouw om een andere reden dan hygiëne, veiligheid of buitensporige aanpassingskosten. Wordt de eenparigheid niet gehaald omdat er mede-eigenaars afwezig zijn, dan beslist een nieuwe AV, minstens 30 dagen later, met eenparigheid van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

(art. 3.88 en 3.86 §3 BW)

Volmachten

• Wie: u kunt zich laten vertegenwoordigen door iemand anders, ook als die geen mede-eigenaar is. De volmacht vermeldt de naam van de volmachthouder en geldt voor één AV (behalve bij een notariële volmacht). Tenzij de volmacht iets anders bepaalt, geldt ze ook voor de tweede AV als het quorum niet gehaald werd.
• Maximum: iemand mag maximaal 3 volmachten aanvaarden. Meer mag alleen als zijn eigen stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet meer zijn dan 10% van alle stemmen.
• Niet de syndicus: de syndicus mag geen volmacht opnemen (art. 3.87 §7).

Op afstand deelnemen

Vanop afstand deelnemen kan als de oproeping dat voorziet (art. 3.87 §1). De eigenaars kunnen ook met eenparigheid schriftelijk beslissen, behalve over beslissingen die bij authentieke akte moeten gebeuren (art. 3.87 §11).

De notulen

De syndicus stelt de notulen op, met de meerderheden en de namen van wie tegen stemde of zich onthield. Ze worden aan het einde van de vergadering, na lezing, ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle mede-eigenaars (of hun volmachthouders) die dan nog aanwezig zijn. Binnen 30 dagen moeten ze in het register staan en verspreid zijn. Ontvangt u ze niet, meld dat dan schriftelijk aan de syndicus. De AV wordt voorgezeten door een mede-eigenaar (art. 3.87 §5, §10 en §12).

Wat doet de syndicus rond de AV?

• Organisatie: hij roept de AV bijeen en stelt de agenda op.
• Begroting: hij bereidt de begroting voor en legt ze ter stemming voor.
• Offertes: hij legt meerdere offertes voor als dat verplicht is.
• Bewoners: hij hangt de datum van de AV uit, zodat bewoners zonder stemrecht, zoals huurders, schriftelijk vragen kunnen stellen.
• Na de vergadering: hij maakt de notulen op en voert de beslissingen uit (art. 3.87 en 3.89 §5).

Tips voor mede-eigenaars

1. Zoek de periode van 15 dagen op in het reglement van interne orde.
2. Dien uw agendapunten ten laatste 3 weken vóór de eerste dag van die periode in.
3. Lees de documenten vooraf in.
4. Kunt u niet komen? Geef een volmacht op naam, en niet aan de syndicus.
5. Kijk per agendapunt na welke meerderheid nodig is.
6. Controleer of de notulen binnen 30 dagen toekomen.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet er een AV zijn? Minstens één keer per jaar, en ook telkens als er iets dringends is.

Kunnen eigenaars zelf een AV afdwingen? Ja, met minstens 1/5 van de aandelen.

Wat als er te weinig mensen opdagen? Dan volgt een tweede AV, die geldig beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezigen.

Mag de syndicus mijn volmacht opnemen? Nee.

Kan ik vanop afstand deelnemen? Ja, als de oproeping dat voorziet.

Tot slot

De AV is het hart van elke VME. Een goede syndicus kent de regels, bereidt de vergadering zorgvuldig voor en voert de beslissingen correct uit.

Meer weten over hoe wij dat aanpakken? Lees meer over S-TATE als syndicus.

Zoekt u een syndicus die uw AV vlot en volgens de regels organiseert? S-TATE is erkend als vastgoedmakelaar bij het BIV (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). Neem vrijblijvend contact op met Sarah Van Cappellen

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Voor uw specifieke situatie neemt u best contact op met uw syndicus of een jurist.

Bron: Burgerlijk Wetboek, Boek 3, art. 3.84 en volgende (Justel, bijgewerkt tot 16-02-2026)